LONDON LIFE DESIGN

 

Magyarországon  nem mondható, hogy tipikusan elterjedt lenne a referencia- vagy ajánlólevelek használata a felső vezetői és a magas kvalifikációt igénylő pozíciók kivételével. Angolszász területen azonban régóta és széles körben bevett gyakorlat és akár karrierbuktató is lehet, ha nincs vagy nem megfelelően megfogalmazott a referencialevelünk. Nem csak az Egyesült Királyságban, de általában Nyugat-Európában még az alacsonyabb szintű, ám bizalmi munkakörökből - például házvezetőnő, babysitter - sem távoznak a munkavállalók ajánlólevelek nélkül. Ezen belül is az angolok kicsit "megszállottnak" tűnnek a referenciákat illetően, akár munkáról, akár lakhatásról, akár önkénteskedésről legyen szó: szeretik tudni ki az illető és nem csak formalitásnak gondolják a referenciát, hanem bizony meg is keresik a referenciaszemélyt és le is ellenőrzik az információkat. 

 

Mindezeket figyelembe véve talán hasznos, ha van némi fogalmunk arról, hogy milyen típusai vannak itt az ajánlólevélnek, mi kerüljön bele, illetve hogyan használjuk. Az itt leírtak nem mind kőbe vésett szabályok, sok függ az adott szituációtól is - de megfontolandó útmutató a sikeres álláskereséshez.  

 

 

 

 

Referencialevél típusok

 

Többféle fajtájú ajánlólevéllel lehet itt találkozni, attól függően ki állítja azt ki, kinek, mi a alapján és milyen apropóból. Az alábbiakban összefoglaltuk a négy legtipikusabb referencialevelet. 

 

Munkahelyi referencia / Employement Reference Letter

Ez a legelterjedtebb és általunk is leginkább ismert: a volt munkáltató vagy felettes által kiállított  írásos vélemény szakmai, illetve munkavállalói kvalitásainkat illetően. 

 

Tanulmányi vagy Iskolai Ajánlólevél / Academic Reference Letter

A közép- és felsőoktatásban tanulók számára kiállított ajánlás valamely tanár/tutor részéről a jelölt általános és tanulmányi kvalitásait illetően. Ezt leginkább munkavállalási vagy gyakornoki célra állítják ki, mivel egy pályakezdő vagy még épp iskolapadban ülő fiatal még értelemszerűen nem rendelkezik munkahelyi referenciával.

 

Személyi Ajánlólevél / Character  Reference Letter, Personal Reference Letter

Ez a típus a legkevésbé ismert és alkalmazott formája az ajánlásnak egy magyar számára (legalábbis otthon nem az írásos és formális fajátája dívik): egy megbízható és lehetőleg régebbről ismert ismerősünk (aki nem lehet rokon) által megírt ajánlólevél, melyben személyes kvalitásainkat, jó  tulajdonságainkat méltatják. Szintén pályakezdő fiataloknak tesz jó szolgálatot ez a típusú ajánlás, de lakásbérleti szerződés megkötése esetén is szokás kérni általában az előző főbérlőtől vagy egy korábbi lakótárstól.

 

LinkedIn Referencia / LinkedIn Reference 

A LinkedIn az üzleti, szellemi és tudományos szférában használt szakmai közösségi oldal, mely itt kint is egyre növekvő népszerűségnek és befolyásnak örvend. A profiloldalad gyakorlatilag egyfajta online önéletrajzként funkcionál, mely bármikor elérhető és megtekinthető és lehetőség van arra, hogy korábbi munkáltatóid, üzleti partnereidet pár soros ajánlást helyezzenek el a profilodon.

 

 

Miért fontos a referencia

 

Azért mert ez itt az Egyeült Királyság: más ország, más kultúra, más szokásokkal. Itt ez a bevett gyakorlat és evidencia és itt neked, mint idegennek, kell alkalmazkodnia az itteni játékszabályokhoz. Márpedig az itteni egyik játékszabály az, hogy referenciákat kell felmutatnod bizonyos esetekben. Ezért mindenképpen érdemes legalább 2 darab referenciával rendelkezni minden újonnan érkezőnek - itt anélkül megáll az életed. Ha nincs referenciád, akkor gyanús vagy. Sokszor azonban amolyan ördögi kör tud lenni, mivel egyik feltételezi a másikat. Bankszámla kiállításához kérnek munkahelyi és lakóhelyi referenciát. Munkavállaláshoz szintén kérnek legalább 2 referenciát: pozíciótól, előzetes munkatapasztalattól függően ez lehet munkahelyi, karakter vagy tanulmányi referencia. Lakás- és szobabérléshez is 2 referencia dukál, ráadásul az egyik lehetőleg munkáltatói legyen. Ezért érdemes még előre, a kiutazásod elött gondoskodni ajánlásokról, de legalább végiggondolni azt, hogyan tudsz majd esetleg itt kint referenciákat szerezni.

Ha nagyon nincs semmi ötledet és történetesen magyar szállásadóval rendelkezel, akkor őket megkérheted, hogy állítsanak neked ki egy referenciát. Ez már egy jó kiindulópont. Emellett megkérheted az egyik, régebb óta itt lévő és lehetőleg azért valamennyire angolul tudó lakótársadat egy amolyan karakter-referencia írására. Nem kell benne hazudni, csak leírni, hogy egy fedél alatt laktok és rendes gyereknek bizonyulsz. Kezdetnek ennyi elég, több, mint a semmi és segít abban, hogy az itteni életed elinduljon. A többi meg úgyis jön magától. 

 

 

Ki írhat referencialevelet

 

Elméletileg bárki, gyakorlatilag vannak azonban megfontolandó kritériumok, illetve az idegennyelvűség miatt is felmerül egy-két szempont. Az egyik ilyen megfontolandó dolog az, ha minket kérnek meg ilyesmire, hogy csak akkor állítsunk ki ajánlást, ha a pozíciónkból adódóan valóban jogosultak vagyunk arra, hogy ilyesmit megírjunk: felettese, tanára, munkáltatója vagyunk/voltunk a referenciát kérő személynek. Karakter-referencia esetén pedig akkor, ha elég jól és elég régóta ismerjük az illetőt ahhoz, hogy helytálló ajánlást adjunk róla. A másik az, hogy csak akkor érdemes ilyesmit kiadni a kezünkből, ha valóban pozitív és jó dolgokat tudunk mondani az általunk ajánlott személyről. A mi saját személyes vagy üzleti/céges reputációnknak sem tesz jót, ha később kiderül, hogy olyasmiket állítottunk valakiről - akár szándékosan, akár mert nem ismertük jól az illetőt - ami nem igaz. Ezeket a kritériumokat akkor is szem elött kell tartanunk, ha mi vagyunk az, aki ajánlást kér. Ne akarjunk másokat olyasmire megkérni, amit nem szívesen tesznek meg vagy nincs rá jogosultságuk.

Hitelesség szempontjából fontos, hogy az ajánlást kiállító személy szakmailag, illetve a munkahelyi hierarchiában felettünk álljon, illetve Character Reference Letter esetén lehetőleg egy idősebb személy legyen az ajánló. Amit még külföldiként érdemes megfontolnunk - tetszik vagy nem, igazságos vagy nem - az az, hogy ha van rá lehetőségünk, akkor angol legyen a referenciát adó. Ez különösképp akkor igaz, ha magasabban kvalifikált pozícióban kívánunk elhelyezkedni, ugyanis a munkahelyi ranglétrán felfelé haladva százalékosan egyre nagyobb az angol alkalmazottak aránya és nekünk is jobbak az esélyeink, valamiért megbízhatóbbnak és alkalmasabbnak tűnünk, ha "helyi ember" adja az ajánlást rólunk. Ez bizalmi pozíciók megpályázásánál, mint nanny, személyi asszisztens, házvezetőnő, is fontos, sokszor még akkor is, ha maga a leendő munkáltatónk nem angol. Ha ez nem kivitelezhető, akkor legalább jó angollal rendelkezzen az ajánló - sajnos semmi hasznunk nincs abból, ha a referenciát kiállító személy úgymond "köpni-nyelni nem tud" majd a telefonban, ha felhívják, hogy leellenőrizzék az ajánlás valódiságát és helytállóságát - mert le fogják. Munkahelyi referencia esetén ilyenkor adjuk meg az ajánlólevél megírásakor annak a cégen belüli személynek a nevét és elérhetőségét, akivel ez ügyben tudnak majd angolul beszélni - ettől függetlenül még a volt főnökünk/munkáltatónk aláírhatja a levelet, mint a referencia kiállítására jogosult személy. 

 

 

Tartalmi és formai követelmények

 

A referencialevél egy formális dokumentum, így az üzleti levelezés formai követelményeinek kell hogy megfeleljen. Tartalmilag kerüljük a bizalmaskodó vagy humoros hangvételt, illetve a szlengeket; hosszát tekintve pedig ne legyen több, mint fél-egy gépelt oldal. Ha konkrétan egy pozícióra és/vagy egy személynek szólóan állítjuk ki a referencialevelet, mindenképp használjunk személyes megszólítást névvel és titulussal, valamint cégnévvel, címmel együtt. Ez azonban a ritkább eset, gyakoribb az, hogy egy általános érvényű, "többször használató" ajánlást állítunk ki: ilyenkor vagy a "Dear Sir/Madame" vagy a "To Whom It May Concern" formula a használatos megszólításként. 

A tartalom attól is függ, hogy milyen típusú referencialevelet állítunk ki, de alapvető és magától értődő kritérium mindegyiknél, hogy igaz dolgokat írjunk bele - sem az ajánlóra, sem az ajánlottra nem vetnek jó fényt az esetlegesen kiderülő hazugágok vagy ferdítések. Általánosan elfogadott az is, hogy nem említünk semmilyen személyes jellegű információt, pl. életkorra, politikai nézetre, vallási hovatartozásra, egészségi állapotra vonatkozó adatokat, valamint negatív tulajdonságokat sem. Fontos még, hogy kerüljük a helyesírási hibákat, illetve kliséket és érződjön azért a levelünkön, hogy valóban jó szívvel és meggyőződéssel írtuk azt. 

 

Munkahelyi referencialevélben az elő sorokban meg kell említeni, hogy ki és milyen pozícióban állítja ki az ajánlást, hogy milyen munkahelyi kapcsolatban állt az ajánlott személlyel. A következő paragrafusban szokás azt felvázolni, hogy az ajánlólevél alanya mettől meddig dolgozott az adott cégnél, milyen pozícióban, melyek voltak a főbb tevékenységi körei, felelősségei, erősségei, képességei, valamint elért eredményei. Ezt követi egy újabb bekezdésben egyfajta formális kifejezése annak, hogy mennyire meg volt az ajánló elégedve az ajánlott munkájával, lojalitásával, emberi és szakmai kvalitásaival, a cég eredményeihez való hozzájárulásával, valamint mennyire szívesen ajánlja az adott munkavállalót, mint kollégát és szakembert. A referencialevél zárásaként meg szokás említeni, hogy ha további információkra, részletekre kíváncsi az olvasó, akkor hol érhető el az ajánlás kiállítója. Majd ezt követi a formális lezárása a levélnek: elköszönés, név, pozíció, elérhetőségek (e-mail, telefon), valamint a dátum. Elköszönésként - mivel ez üzleti jellegű levélnek minősül - a "Yours sincerely" használatos, amikor tudjuk a címzett kilétét és "Yours faithfully", amikor nem.

Mind az Academic Reference Letter-t, mind a Character/Personal Reference Letter-t hasonló módon kell megírni, csak értelemszerűen a megfogalmazott tartalom lesz más. LinkedIn referencia esetén pedig maga a rendszer kínálja fel a formátumot, nekünk csak le kell írnunk az ajánlás szövegét. 

 

 

Hogyan használjuk a referencialevelet

 

Amint volt már róla szó: itt általános gyakorlat a referencia "adok-kapok". Így bármely esetben, amikor munkahelyet váltasz, evidens, hogy referenciát kérj és adjanak - kivéve, ha valamiért kirúgnak. Az ajánlólevelet általában kinyomtatott formában adják oda, de az is megeshet, hogy Word formátumban e-mail csatolmányként kapod meg. Létezik még az úgynevezett E-mail Reference Letter formátum - ezt azonban nem a munkavállaló kapja meg, hanem a volt munkáltató küldi el a leendő munkáltatónak az ő kifejezett előzetes kérésének eleget téve.

Törvényileg a munkáltató nem kötelezett ajánlólevél kiállítására, így tehát mondhatja azt, hogy nem ad semmilyen papírt: Ilyen esetben meg lehet adni a volt munkahely/felettes telefonos és e-mail elérhetőségeit a leendő munkáltatónak, így az fel tudja venni a kapcsolatot. Írásos referencia esetén is mindenképp leellenőrzik az ajánlásban foglalt információk helytállóságát. Adódhat olyan eset, amikor nem túl jóban válik el az ember a munkáltatójától, viszont az onnan jövő ajánlásra szüksége van. Ez esetben is megkérhetjük a volt munkahelyet, hogy adjanak írásos ajánlást a számunkra, ha nem azért fordult rosszra a viszony és nem azért megyünk el, mert valami vaj van a fülünk mögött. Ha nem adnak, akkor is megmondhatjuk nekik, hogy az önéletrajzunkban szerepeltetni fogjuk őket és az elérhetőségeiket, mint referecia-hivatkozást és szeretnénk, ha tisztességes és korrekt tájékoztatást adnának rólunk és a munkánkról egy esetleges referecia-ellenőrzés során. Ha hazudnak rólunk és ezért elesünk a munkától az  büntetőjogi kategória.

 

Álláspályázatnál többféle lehetőség van a referenciáink prezentálására. Általában szokás 1-2 referenciát átküldeni a pályázati anyagunkkal együtt. Valahol ezt kifejezetten kérik, de ahol nem ott is érdemes megtenni ezt. Ha van további referenciánk, akkor az önéletrajzunk aljára ráírhatjuk, hogy "Further references are available upon request." Ha van írásos referenciánk, de úgy döntünk, hogy azt egyelőre nem küldjük el a pályázati anyagunkkal az első körben, akkor a "References are available upon request." formulát szokás alkalmazni. Ha nincs írásos referenciánk, amit el tudnánk küldeni, akkor szintén az önéletrajz alján szokás feltüntetni azon személyek nevét, munkahelyét, pozícióját és elérhetőségeit, akik referálni tudnak rólunk. Ha interjúra megyünk, érdemes elvinnünk a referenciáinkat kinyomtatott példányban - az eredetiről fénymásolatot kell csinálni és azt kell igény esetén odaadni az interjúztató személynek, míg az eredeti továbbra is nálunk marad. Soha ne hagyjuk az interjúztatónál az eredeti referencialevelet, hacsak nem több eredeti példányt állítottak ki a számunkra. 

Ha "házalós" módszerrel keresünk munkát, akkor mindenképp vigyük magunkkal a referenciáinkat, mégpedig a fent leírt módon: több fénymásolt példányt, így minden egyes önéletrajzunkhoz, amit oda adunk, tudunk egyben csatolni 1-2 referencialevelet is.  

 

Ha még otthonról készülsz az itteni létre, akkor már most kezdj el összegyűjteni pár ajánlólevelet, lehetőleg ilyet is, olyat is, attól függően milyen végzettéggel, tapasztalattal és itteni munkahelyi kilátásokkal rendelkezel.

Ha komoly szakmai múlttal rendelkezel és úgy ítéled meg, hogy itt is képes leszel legalább hasonló munkakörben elhelyezkedni, akkor elsősorban készíts egy LinkedIn profilt és azon keresztűl próbálj ajánlásokat kérni a volt feletteseidtől. Emellett azért gyűjtsd be a legutóbbi 2-3 munkahelyedről írásos referenciát is. Ha kell, akár személyesen menj vissza a korábbi helyeidre, hogy kikérd az ajánlást. Ez esetben nem kell úgynevezett Academic Reference Letter, viszont nem árt kérned 1-2 Character Reference Letter-t - főleg, ha itt kint nem ismersz senkit, se magyart, se más nemzetiségüt. A későbbiekben a munkáltatódat is megkérheted, hogy adjon karakter-referenciát rólad, ez itt teljesen elfogadott és bevett, nem kell úgy érezned, hogy valami különlegeset vagy szívességet kérsz. 

Ha pályakezdőként indulsz útnak vagy kevés és nem releváns szakmai tapasztalatokkal rendelkezel, akkor a munkahelyi referenciád mellett ajánlatos beszerezni több Character Reference Letter-t és Academic Reference Letter-t (egyetemi, főiskolai vagy valamilyen szakmai képzettséget/tanulmányokat igazoló ajánlást, semmiképp sem középiskolait!).

Az írott ajánlásoknak angol nyelvűeknek kell lenniük - hogy is értenék itt meg másképp? Ha lehetséges, eleve angol nyelven írasd meg őket, illetve olyan személyektől kérjél ajánlást, akik legalább erős alapfokú szinten bírják az angol nyelvet. Ha ez gondot okoz a referencia kiállítójának, akkor a következőket teheted: vagy valaki (akár te, akár valaki más, aki jól tud angolul) megfogalmazza angolul az ajánlást a magyarul megírt referencialevél alapján és mindkettőt aláírja a "kiállító" vagy magát a már megírt és aláírt referencialevelet fordítja le valaki utólag és azt az eredetihez csatolja. Az előbbi kissé körülményesebb és időigényesebb, de praktikusabb, mivel az utóbbi esetén az utólagos fordítás hitelessége kétséges lehet. Lehet hiteles fordítást kérni, de az elég drága tud lenni. Mindkét esetben tanácsos azonban ha a referenciát adó személynek vagy egy-egy magyar és angol példánya az ajánlólevélből, illetve nem árt értesíteni őket a várható telefonos vagy e-mailen keresztüli megkeresésekről az ajánlást  illetően. 

 

 

 

Ha segítségre van szükéged referencialevél fordításában vagy korrektúrájában, akkor a részletekért látogass el a Referencialevél fordítás, korrektúra oldalunkra.